Alle virksomheder bør have et smidigt system til rejseafregning, der virker, hvad end brugeren af systemet er en fastansat internt eller en ekstern ansat, der fx kun er hyret ind til en enkelt opgave. Men hvordan ser rejseafregning så ud?
Der er forskellige måder at håndtere rejseafregning på, og selvom om der er forskel på om du driver eller er leder i en lille eller en stor virksomhed, ændrer et eventuelt lille antal af medarbejdere ikke på, at rejseafregningen skal foregå på en meget enkel måde.
Et eksempel på, hvordan rejseafregning kan sættes op for eksterne og midlertidige ansattes tjenesterejser er:
- Den ansatte skal huske at gemme alle relevante bilag og kvitteringer, så han/hun kan få sine udgifter refunderet
- Benyt jer af et fleksibelt system til rejseafregning, hvor man fx vil kunne give midlertidig adgang
- Automatisér i videst mulig grad ovenstående proces, så I kan spare tid
- Gør det evt. muligt for den ansatte at lave sin egen kode til systemet, så det er nemt for vedkommende at huske
- Sørg for at den ansatte nemt kan få adgang til en udførlig guide omkring jeres måde at lave rejseafregning på
- Sørg for at få tilstrækkelige informationer til at rejseafregningen kan bogføres korrekt. Her kan det igen være en idé at vælge et topprofessionelt system, der allerede er klar til at optage al nødvendig information
- Basisdata er fx: Anledning for at rejsen fandt sted og den ansattes kontooplysninger
- Man skal lade den ansatte vide, hvordan man vil have at han/hun skal specificere rejseafregningen´
- Man skal naturligvis sørge for, at alle bilag er vedhæftet, eller fx fremsendt via en app, hvis man har et helt strømlinet og veludviklet system, som fx det fra Acubiz