varda aps

Interview: Emil Raun & Jens Mygind Bertelsen om vækst i Varda ApS

De sidste fire år er Varda ApS vokset stabilt, hvilket betyder, at Varda ApS på det seneste har mødt en mur af nye, interne udfordringer, som kun er naturligt for virksomheder i vækst. Men hvordan reagerer man på disse udfordringer og hvordan løses de på en hensigtsmæssig og optimal måde?

Vi møder Emil Raun og Jens Mygind Bertelsen fra Varda ApS til en hyggelig snak en fredag eftermiddag om hvilke udfordringer, Varda ApS møder for tiden, samt hvordan de med deres viden synes, at disse bør løses for bedst mulige udfald, hvor alle bliver hørt og organisationen kommer styrket ud af reformationen.

Jens Mygind Bertelsen og Emil Raun opsummerer tidligt i samtalen essensen af udfordringen hos Varda ApS: ”Diverse problemstillinger kan ikke længere klares over køkkenbordet, og de gentagende arbejdsrutiner kan ikke længere klares ved en aftale fra gang til gang over e-mail”. Et billede som mange små virksomheder bør kunne nikke genkendende til, og et ganske typisk tegn på en mindre organisation som kan have brug for organisatorisk optimering, hvis den vækster.

Emil Raun afslører hurtigt Varda ApS’ forventninger til en overordnet løsning: ”Der er behov for at have klare ansvarsområder og aftaler internt, således at der ikke skal bruges for mange ressourcer på kontrol og fordeling af arbejdsopgaver”.

Jens Mygind Bertelsen og Emil Raun har i lang tid arbejdet med dette internt hos Varda ApS og har derfor også en ganske klar idé om, hvilke områder de skal sætte ind på. Jeg er glad for, at de har indvilget i at dele deres overvejelser med mig (og dermed jer), så det kan hjælpe andre virksomheder i en lignende situation.

Kommunikation og deling af viden med medarbejderne hos Varda ApS

Udfordringerne, som Varda ApS møder for tiden, har Emil Raun og Jens Mygind Bertelsen delt op i nogle primære indsatsområder, som de mener er vigtige, for at gøre forandringen overkommelig for alle parter: (1) Kommunikation og deling af viden med alle medarbejdere, (2) klare ansvarsområder og arbejdsgange, (3) fokus på kundernes ønsker samt (4) fremtidig udvikling af organisationen.

”Det er uhyre vigtigt at kunne kommunikere og dele sin viden i en organisation”, proklamerer Jens Mygind Bertelsen og fortsætter, ”dette er dels for at arbejdet kan udføres korrekt, men også for at alles viden løbende bliver opdateret”.

I en mindre organisation kan kommunikation og deling af viden klares ved at snakke med få nøglepersoner – “eksperten” som Emil Raun kalder disse. Dette fungerer dog ikke optimalt i større organisationer. Emil Raun uddyber: “Eksperten opdaterer sin viden gennem henvendelser og drøftelser med andre kollegaer og udvikler derigennem dette specifikke område”, og påpeger; ”dette er en vigtig rolle i organisationen, da “eksperten” holder mange “tråde” og er ham/hende som holder overblikket på det specifikke område”.

varda aps ekspertrolleEmil Raun fortæller at “eksperten” typisk trives godt i organisationen, hvis antallet af medarbejdere er overskueligt, men n år en organisation vokser og antallet af medarbejdere naturligt følger efter – som Varda ApS har oplevet det i den seneste tid – så bliver antallet af henvendelser til “eksperten” øget betragteligt. Dette kan stresse ”eksperten” unødigt, fordi selvom alle henvendelser bliver besvaret, så kommer der et tidspunkt, hvor “eksperten” ikke kan nå alle henvendelser mere. ”Dette laster organisationen, fordi mange opgaver er afhængige af nøglepersonerne”, tilføjer Jens Mygind Bertelsen.

Jens Mygind Bertelsen uddyber de problemer, som dette kan medføre; ”der kan opstå en situation, hvor medarbejderne ikke kan få adgang til den nødvendige information (”eksperten”) ”. Jens Mygind Bertelsen forklarer følgerne ved et sådant problem: ”Der kan i værste fald ske det, at en medarbejder selv finder på information eller løsninger og efterfølgende handler uhensigtsmæssigt”.

varda aps ekspertrollenDette er grunden til, at der er brug for at ændre taktik i måden at kommunikere og dele viden på, når en virksomhed får vokseværk. Her er der brug for at indføre metoder/systemer, som kan bruges til at kommunikere ud fra. En metode – eller system – som alle har adgang til og som “eksperten” kan fodre med information. Dette betyder at ”eksperten” fodrer alle med information på én gang i stedet for en person ad gangen.

Jens Mygind Bertelsen fortæller, at denne overgang oftest er meget svær for ”eksperten”, da han/hun kan få følelsen af at miste magt, eftersom henvendelserne i mindre grad vil gå direkte til denne person. Jens Mygind Bertelsen siger dog: “Eksperten skal ud og søge nye udfordringer og arbejde anderledes”, hvilket blot betyder at ”eksperten” kan bruges mere effektivt fremadrettet.

I Varda ApS har de et intranet, som de bl.a. bruger som metode. Der findes adskillige systemer, som man kan bruge som metode. Det handler blot om at finde det, der passer bedst til jeres organisation. Efterfølgende er det meget vigtigt, som Jens Mygind Bertelsen påpeger og Emil Raun enstemmigt nikker genkendende til, at de og deres kolleger i Varda ApS videreudvikler deres intranet, så værktøjet altid er klar til den efterspørgsel, som organisationen kræver, for at Varda ApS fungerer effektivt.

Emil Raun: ”Klare ansvarsområder og arbejdsgange hos Varda ApS”

Som Emil Raun og Jens Mygind Bertelsen proklamerede i starten af vores samtale, så kan man i en lille organisation let klare spørgsmålene henover kaffebordet, men når organisationen bliver større er der brug for at fordele ansvarsområder og have klare arbejdsgange.

Emil Raun forklarer, at konsekvensen, ved ikke at have en klar fordeling af ansvarsområder og arbejdsgange, er, at en organisation gentagne gange “opfinder den dybe tallerken”, og at de ansvarlige medarbejdere løber rundt og minder hinanden om ikke at glemme arbejdsopgaver. Det kan skabe en ubehagelig tilstand af “stress” i organisationen og et konstant ønske om flere men unødvendige ressourcer.

Jens Mygind Bertelsen supplerer med, at det er ganske normalt, at medarbejdere finder det rart, at der ingen arbejdsgange er, ”for så kan man jo ikke begå fejl”, og man har intet ansvar at leve op til. Emil Raun samler op og tilføjer: ”Mange ledere finder også manglende arbejdsgange en lettelse, for så kan de gøre, som de har lyst (…) de skal f.eks. ikke udfylde en blanket for at bestille en ny kontorstol eller skrive bestemte oplysninger i en mail for at få arbejdsopgave startet op. Man ønsker bare at kunne råbe ud i lokalet og så er det klaret”.

Hos Varda ApS ser de det sådan, at problemet for både medarbejdere og ledere, som tænker på denne måde, er, at de ofte ikke tænker på hele arbejdsgangen, og at manglende disciplin og overblik ofte kan føre til et voldsomt forbrug af ressourcer i en ganske almindelig arbejdsrutine.

Emil Raun og Jens Mygind Bertelsen er enige om at klare ansvarsområder og faste arbejdsgange er ledelsens ansvar. ”Det er vigtigt for at sikre, at medarbejderne kender deres arbejde og undgår dobbeltarbejde”, som Emil Raun formulerer det.

Jens Mygind Bertelsen uddyber: ”Det er vigtigt at udarbejde arbejdsgange for at danne et overblik over arbejdet, og det er vigtig at optimere arbejdsgangene konstant for at minimere spild af ressourcer i organisationen”.

Fokus på kundernes ønsker

Da snakken faldt over på kundernes rolle i alt dette, og hvordan de måske kan glemmes lidt i en optimering af organisationen, proklamerer Emil Raun prompte, ”Jo større en organisation bliver, jo svære kan det blive at holde fokus på, hvad kunden ønsker”. Som Emil Raun også påpeger: ”Fokus på kunden drukner ofte i mere “akut” drift og derfor udskydes det ofte”.

Hvordan sætter man så mere fokus på kundernes ønsker, spurgte jeg Emil Raun og Jens Mygind Bertelsen om. Emil Raun svarer hurtigt: ”Det skal ske gennem systematisering af arbejdet, som vi har gjort hos Varda ApS”, og uddyber ”medarbejdere skal bevare fokus på kunden samt tvinge sig selv til at stille en række spørgsmål, når en opgave skal planlægges, som eksempelvis; får kunden det, som kunden ønsker? Hvad skaber værdi for kunden? Og hvad vil kunden betale for? ”.

Jens Mygind Bertelsen påpeger her, at det er vigtigt at ledelsen giver medarbejderne de absolut bedste forhold til at kunne fokusere på kundens ønsker, som understreger vigtigheden af fordelingen af ansvar.

Jens Mygind Bertelsen: ”Udvikling af organisationen Varda ApS”

Når alt dette er sat i gang, og man har en reformeret organisation til at være mere effektiv og arbejdsgangene passer bedre til størrelsen af virksomheden, så er det efterfølgende meget vigtigt, at man ikke går i stå med at udvikle arbejdsgange, metoder og organisationen generelt.

”Sætningen “vi gør bare, som vi plejer” har blokeret for mange sunde tiltag og dræbt et utal af gode ideer i mange virksomheder”, fortæller Jens Mygind Bertelsen og fortsætter: ”Det eneste, man kan være sikre på, er, at alting udvikler sig. Spørgsmålet er bare, om man sidder på sidelinjen og kigger, eller om man deltager aktivt”. Det, som Jens Mygind Bertelsen henviser til her, er selvfølgelig, at medarbejdere bør være klar til forandring og effektivisering, fordi hvis ikke, så bliver der blokeret for sund effektivisering og virksomheden kan dermed gå i stå, hvilket kan give større problemer på sigt.

Men der er mange måder, at man kan deltage i denne udvikling: ”At udvikle en organisation kan foregå på mange niveauer. Alt fra hvor printeren skal stå til, hvordan arbejdet skal organiseres”, påpeger Jens Mygind Bertelsen og fortsætter, ”her er det dog vigtigt, at udvikling tages alvorligt af alle og på alle niveauer samt at det løbende evalueres”.

Emil Raun tilføjer, ”det er desuden vigtigt, at oplysninger om udviklingsarbejdet er tilgængeligt for alle medarbejderne, så de har mulighed for at bidrage”. Udviklingsarbejdet kan med fordel systematiseres. På den måde kan ressourcerne også bedre styres og bruges optimalt.

Det blev sidste kommentar fra de to herrer fra Varda ApS og dermed sluttede min lærerige snak om udvikling af organisationer med Emil Raun og Jens Mygind Bertelsen fra Varda ApS.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *